注册软件卡怎么做才不乱？一张表管住全公司所有软件信息

那些管理过软件的人员都知晓这样的状况, 公司里面安装了上百种的软件, 于是软件的激活码和注册号以及到期的时间就被分散到了各个角落, 当审计来临的时候就会让工作人员无所适从、陷入困境。

注册软件卡的做法就是要把每一个软件的像是身份一样的信息集中记录在一个卡片上面, 这样就可以让负责的人员情况以及到期的时间以及如何续约的情况被看得清楚明白, 如同看到了事物的表面一样。

注册软件卡怎么做

在实际操作的过程当中, 一个注册软件卡片里面, 至少是需要包含着这些东西的, 这些内容具体包括有, 软件的名称, 还有版本号, 以及那个注册码或者是激活码, 再就是授权的类型, 这里指的是单用户啊、团队啊或者是服务器这样的分类, 接着是安装的那台机器, 然后是到期的日期, 最后是续费对接的人是谁。

大家千万不要觉得字段多就代表了复杂, 真正意义上的难点所在, 是能够让每一个部门都按照时间要求去填写, 并且还要按时进行更新这个动作。

我碰见过那种让人非常觉得头疼的状况, 就是某个软件到了要过期的前一星期以后, 那个管理员突然才搞清楚根本没有任何人做过登记工作, 导致整个业务就不得不停下来整整三天了。

所以说呢, 必须在卡片上面去设置一个到期前30天提醒的这种机制, 哪怕只是在Excel这种软件里面增加一点条件格式也完全可以的, 这样做总比说是真的出了什么事情以后再去翻看聊天记录来得要好得多。

注册软件卡模板长啥样

不要把事情搞得太过花哨, 使用一张Excel表格或者Notion数据库就完全足够了。把列头部分的名称写得清清楚楚明白, 让每一行单独对应一个不同的软件。在激活码对应的列的位置上, 设置好密码访问的权限, 从而确保不是任何人都能够随意查看到相关内容。

把到期日期那一个列设置成条件格式的样式来让红色字显示出来, 当时间超过了期限的时候就会自动改变颜色, 而在续费对接人这一列里面要直接写上姓名加工号, 不要写某某部这种说不清楚的含糊表示, 因为如果真正出事情的时候会找不到具体的那个人。

从直白的角度来解释, 注册软件卡片并不是一次性可以完成的工作, 而是需要有人去持续进行维护和管理的一个台账。确定一个季度盘点日这样的时间节点, 把新安装的软件或者已经退掉的软件都全面地核查梳理一遍, 这样才能确保软件卡片上所记录的信息不会变成没有价值的废纸。